Poradnik

Ważne dokumenty – gdzie najbezpieczniej je przechowywać?

Odpowiednie przechowywanie dokumentów to jeden z obowiązków jakie musi realizować każdy przedsiębiorca. Dlatego stworzenie w firmie archiwum jest ważne i jednocześnie wymaga także zainwestowania w różnego rodzaju akcesoria biurowe. Jakie z nich będą najważniejsze i najbardziej pomocne w zakresie realizowania codziennych prac nad dokumentami w firmie.

Porządek w dokumentacji

Jeden z pojawiających się problemów dla małych i średnich firm to sytuacja, w których trzeba przechowywać dokumenty firmy. Obowiązek zabezpieczania firmowego archiwum zawsze będzie spoczywać na przedsiębiorcy. Co ważne zgodnie z prawem większość firmowej dokumentacji obecnie będzie trzeba przechowywać przez pięć lat.

To sprawia, że każdy przedsiębiorca musi pomyśleć o stworzenia miejsca, które będzie bezpieczne i jednocześnie niedostępne dla osób postronnych. W ten sposób będzie można składać tam dokumenty i je w ten sposób zabezpieczać. Wybór oraz miejsce i metody w jakich będzie się realizować archiwizację będzie się różnić w zależności od wielkości firmy. Ważne będzie także to ilu pracowników dana firma zatrudnia czy istnieje duża rotacja dokumentów.

Przechowywanie dokumentów – pomoce i akcesoria biurowe

Każde biuro posiada własny system składowania dokumentów, w większości przypadków pomocne będzie tematyczne rozmieszczenie dokumentów, ponieważ w ten sposób dużo łatwiej będzie się w tych dokumentach odnaleźć. Przy dużym wyborze różnych nowoczesnych akcesoriów biurowych warto się zastanowić jakie z nich wybrać, by praca i porządkowanie dokumentów stało się łatwiejsze. Jest przynajmniej kilka przedmiotów, które na wyposażeniu powinny się znaleźć.

Segregatory

To podstawowe wyposażenie dla każdego biura. Oczywiście bez problemu kupi się je w każdym sklepie papierniczym, znajdziemy wiele różnych modeli, między innymi różnicowanych pod względem wielkości i pojemności.

Teczki na dokumenty

Teczki papierowe

Również bardzo cenne przy porządkowaniu dokumentów. Oczywiście mamy wiele innych rozwiązań jakie obecnie się stosuje, jednak wybór teczek jest nadal bardzo popularny. Jeśli archiwizuje się dokumenty pracowników będzie to tanie rozwiązanie i bardzo wygodne.

Pojemniki i pudełka do archiwizacji

Warto wykorzystywać również papierowe, kartonowo czy plastikowe pudełka na archiwizowane dokumenty. Będą idealne dla firm w których kumulowana jest duża liczba dokumentów.

Przekładki

Tego typu rozwiązania pozwalają oddzielać dokumenty od siebie, wygodnie je w ten sposób oznaczać, dzięki czemu znacznie łatwiej będzie się w dokumentacji odnaleźć.

Skoroszyty

Należą do bardzo chętnie kupowanych akcesoriów, ponieważ będzie można je w wieloraki sposób wykorzystywać i to bez wątpienia ich wielki plus.

Koszulki

Oczywiście bardzo chętnie wykorzystywane do zabezpieczania dokumentów pojedynczo.

Jak porządkować dokumenty?

Oczywiście akcesoria to nie wszystko. Istotne będzie również to jak będzie umiejscowione i zabezpieczone archiwum. Dokumenty będące w codziennym obrocie powinno się umieścić w miejscu, które jest dostępne. Gdy chodzi o dokumenty, do których się nie będzie zaglądać i będzie je przechowywać wyłącznie dla zachowania prawnego obowiązku będzie trzeba stworzyć miejsce bezpieczne, odmienne w ten sposób, że nie dostępne dla osób postronnych.